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BERATUNG
NOTFALLORGANISATION
Audit-Koffer
Au-Ko
Aufbau bzw.
Optimierung der
Notfallorganisation
KOMMUNIKATION
IN DER KRISE
Kommunikations-
Koffer
Kom-Ko
Medientraining
Krisenkommunikation
Kri-Ko

Projektdemos

Auf dieser Seite finden Sie Beispiele unserer Arbeit. Sie sollen Ihnen einen Eindruck vermitteln, wie wir unser Beratungs- und Trainingsverständnis in die Praxis umsetzen.

Vertrauen und Vertraulichkeit sind die Basis für unsere Zusammenarbeit. Daher möchten wir auf Kundennamen an dieser Stelle verzichten. Auf Anfrage nennen wir Ihnen konkrete Referenzunternehmen, soweit uns dies im Rahmen unserer Geheimhaltungspflicht von unseren Kunden gestattet wird.

Auf Wunsch senden wir Ihnen gerne unsere Referenzliste zu.


Arbeits- und Projektbeispiele: ... klicken Sie auf die Links

 

Beispiel 1: Internes Audit Notfallorganisation mit dem Audit-Koffer©
Beispiel 2: Aufbau bzw. Optimierung der Notfall-Organisation
Beispiel 3: Kommunikations-Koffer© - Die praktische Arbeitshilfe
Beispiel 4: Qualifizierung der Mitarbeiter im Rahmen der
Seminarreihe Medientraining
Krisen-Kommunikation
©
Beispiel 5: Coaching Geschäftsführung

 

 

Beispiel 1: Internes Audit Notfallorganisation mit dem Audit-Koffer ©

Im Rahmen unserer Trainingsreihe „Medientraining Krisen-Kommunikation stellten Teilnehmer eines mittelständischen Unternehmens fest, dass sie bei Fragen nach Abläufen ihrer Notfallorganisation viele Antworten schuldig blieben. Die Prozesse waren nicht oder nur unvollständig beschrieben bzw. ihnen nicht bekannt.

Wir wurden gebeten, mit Hilfe unseres Audit-Koffers© die Qualität der Notfallorganisation zu prüfen. Mittels 190 Fragen zu Aufbau- und Ablauf-Organisation sowie Rechtskonformität der Notfallorganisation, die vorab vom Managementbeauftragten für UMS 14001 zu beantworten waren, gab es danach ein eintägiges Vor-Ort-Audit durch die Herren Andreas Auert und Matthias Willig. Dabei wurde die vorhandene Papierform auf Praxisnähe überprüft und mit „erfüllt“, „teils erfüllt“, „nicht erfüllt“ bewertet.

Grundlage der Bewertung war die Normkonformität nach ISO 14001, Kapitel 4.7., sowie die Rechtserfordernis nach StörfallVO, BImSchG oder eigenen Vorgaben.

Mittels eines Protokolls wurde auf die Qualität der zu beantwortenden Fragen mit Ampel-Farben (grün = erfüllt, gelb= teils erfüllt, rot= dringender Handlungsbedarf) hingewiesen. Außerdem wurden Handlungsempfehlungen ausgesprochen, um in den grünen Bereich zu gelangen.

Nicht nur in diesem Beispiel sondern fast nach jedem Audit stellen wir straftatsrelevante Versäumnisse fest, die im Ereignisfall und staatsanwaltschaftlichen Ermittlungen zu Organisationsverschulden führen.

Mit Hilfe des Audit-Koffers©  kann der Nachweis geleistet werden, dass ein Unternehmen seine „Hausaufgaben“ erfolgreich erfüllt hat und die im Rahmen der Notfallorganisation tätigen Mitarbeiter effektiv und schnell handeln können.

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Beispiel 2: Aufbau bzw. Optimierung der Notfallorganisation


Aufgrund der Ausgliederung eines bisherigen Teilbereiches aus einem weltweit tätigen Konzern zu einer neuen GmbH ergab sich die Notwendigkeit für das neue Unternehmen, eine eigene Notfallorganisation in Aufbau und Ablauf zu beschreiben und zu leben. Insbesondere, weil die Rechtsgrundlagen der erweiterten Störfall-Verordnung zu erfüllen waren und das neue Unternehmen keine personellen Kräfte oder erfahrene Stabsabteilung mehr hatte, die sie früher versorgten, war hier externer Sachverstand erforderlich.
Wir wurden von Teilnehmern an unserem „Medientraining Krisen-Kommunikation dazu angesprochen, ob wir in der Lage wären, innerhalb von zwei Monaten ein solches Notfallmanagement zu beschreiben, zu etablieren und entsprechende Mitarbeiter für die Durchführung zu qualifizieren.

Nachdem eine erste Ist-Zustands-Beschreibung aufgenommen wurde, erfolgte die firmenspezifische Umsetzung des Handbuches mit Verfahrensanweisungen und mitgeltenden Dokumenten. Dabei stellten wir z.B. fest, dass weder eine Beauftragung der mit dem Notfallmanagement verantwortlichen Personen, noch ein entsprechendes Qualifizierungs-Profil für Personen dieses rechtsrelevanten Dienstes vorlagen.
Es wurde jetzt parallel an den Verfahrensanweisungen gearbeitet, die im Ereignisfalle erforderlich waren – z.B. Dokumentation des Ereignisses in X-Zeit – Bereitstellung von Räumlichkeiten für den Einsatzstab, die Presse- bzw. Behördenbetreuung, bis zur Erstellung einer Checkliste für die Inhalte einer Presssemappe, usw.

Die wichtigsten Abläufe wurden als Flowcharts erstellt, damit im Ereignisfall nicht komplizierte Texte zu lesen waren, sondern einfache Flußbilder genutzt werden können, die selbsterklärend sind.
Mittels Brandschau wurden die betrieblich relevanten Stellen definiert und über mitgeltende Pläne eingebaut. Die Rechtskonformität wurde als Zentral-Register eingebaut. Alle mitgeltenden Dokumente, Verfahrensanweisungen und das Handbuch waren ein nach ISO 9001 gelenktes Dokument.
Aufgrund der schlanken, effizienten Vorlage des neuen Notfallmanagements dienten die erarbeiteten Vorlagen als internationale Intranet-Lösung, die zentral vorgehalten und lokal angepaßt wurde. Die Verantwortung zur Pflege des Notfallmanagements blieb zentral beim deutschen UMS-Beauftragten. Speziell die landesspezifischen Rechtsgrundlagen waren vor Ort mit Hilfe national tätiger Umweltjuristen auditiert und eingepflegt worden.
In den nächsten Schritten erfolgte die Qualifizierung des entsprechenden Sicherheits- bzw. Management-Bereitschaftsdienstes. Danach wurde mit Hilfe eines in X-Zeit eingespielten Szenarios die Effektivität der Notfallorganisation überprüft. Dies hilft zudem im „Ernstfall“, gegenüber dem Staatsanwalt eine sachgemäße Dokumentation nachzuweisen.

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Beispiel 3: Kommunikations-Koffer©

Dem Grundsatz „Think global – act local“ entsprechend, suchte ein weltweit tätiges Unternehmen, das in Deutschland neben einer Vertriebsniederlassung vier Produktionsstandorte hat, ein praktisches
und unterstützendes Arbeitsmittel für die Krisenkommunikation.

Die Anforderungen seitens des Unternehmens lauteten:

  • Effizientes und praktisches Instrument, mit dem Führungs- und Fachkräfte der Standorte lokal vor Ort hinsichtlich der Krisen-Kommunikation operativ effizient tätig werden können.
  • Eine „verbindende Spange für den Konzern“, so dass in den deutschen Standorten hinsichtlich Notfallorganisation und Krisen-Kommunikation die „gleiche Sprache“ gesprochen wird unter Berücksichtigung der lokalen Gegebenheiten.

Mit dem Kommunikations-Koffer© war die Antwort schnell und auch kostengünstig gefunden! Denn der Kommunikations-Koffer© ist speziell für eine schnelle und effiziente operative Kommunikationsarbeit in einer Krise (Checklistenform) entwickelt. Er dient aber auch als Selbststudium zur Vorbereitung eines Bereitschaftsdienstes oder bei Schulungen/Sensibilisierungen. Darüber hinaus ermöglicht er den beauftragten Personen den Aufbau einer schlanken Notfallorganisation in Aufbau- und Ablaufstruktur.

Die Realisierung erfolgte dann in drei Schritten:

  1. Anpassung an die zentralen Strukturvorgaben und Richtlinien des Unternehmens
  2. Erstellung standortbezogener Szenarien
  3. „Übergabe“ des Kommunikations-Koffers© und Einweisung vor Ort in den Standorten

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Beispiel 4: Qualifizierung Mitarbeiter
Seminarreihe Medientraining
Krisen-Kommunikation©

Viele unserer Kunden begleiten wir seit über fünfzehn Jahren bei der Qualifizierung ihrer Mitarbeiter im Bereich der anschlußfähigen Kommunikation in Krisensituationen.
Die Seminarreihe Medientraining Krisen-Kommunikation© mit ihren aufeinander aufbauenden Modulen bietet dafür die beste Grundlage.

Dies gilt z.B. für den Betreiber eines großen Industrieparks, der so einem Teil seiner Garantenstellung nachkommt und damit die Reputation des Standortes sichert.
Für die Mitglieder von Bereitschaftsdiensten ist die Teilnahme am Grund- und Aufbautraining verpflichtend und geht in die jährliche Ziel-/Leistungsvereinbarung ein. So wird am Standort sicher gestellt, dass im Einsatzstab und bei der Krisen-Kommunikation© der Standortgesellschaften die „gleiche Sprache“ gesprochen wird. Gerade für Industrie- und Chemieparks mit diversen Standortgesellschaften stellt dies eine unverzichtbare Voraussetzung für das einheitliche Vorgehen am Standort im Ereignisfalle sicher.

Die Teilnehmer werden im Medientraining Krisen-Kommunikation© oftmals in eine für sie fremde Welt „entführt“. Durch die Arbeit an firmenspezifischen Praxisszenarien, erfahren die Teilnehmer z.B. wie Journalisten arbeiten, welche Gesetzmäßigkeiten auf dem Medienmarkt gelten und wie erfolgreich aktive Öffentlichkeitsarbeit in Krisensituationen sein kann. Sehr oft bekommen wir von den Teilnehmern die Rückmeldung, dass sie darüber hinaus sehr viel für ihre tägliche Kommunikationsarbeit aus dem Training mitgenommen haben. Sei es für Behörden- und Reklamationsgespräche, für Präsentationen und Moderationen, aber auch für das Kommunikationsverhalten als Führungskraft. Ein Teilnehmer hat es einmal so auf den Punkt gebracht: „Jetzt verstehe ich es. Ich bin Teil der Botschaft!“

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Beispiel 5: Coaching Geschäftsführung

Im Rahmen der Übernahme der Geschäftsführung eines mittelständischen Unternehmens wurden wir gebeten, den neuen Geschäftsführer, der überwiegend einen Vertriebshintergrund hatte, an einem Tag für die Krisen-Kommunikation „fit zu machen“.

Um eine passgenaue Ausrichtung des intensiven Tages zu gewährleisten, sendeten wir im Vorfeld einen knappen Fragebogen an den Kunden. Aus der Rückantwort (die nur an das Team von Auert, Willig & Partner ging) wurden zwei Schwerpunkte ersichtlich: Zum einen der Wunsch zum Erlernen und Ausprobieren des kommunikativen Handwerkszeugs für die Krisen-Kommunikation. Zum anderen aber auch der Bedarf, rechtliche und organisatorische Fragen der Notfallorganisation zu diskutieren, da das Unternehmen der StörfallVO unterliegt.

Mit und für den Geschäftsführer wurde dann ein intensiver Coachingtag durchgeführt. Auf der Grundlage eines firmenspezifischen, realitätsnahen Szenarios wurden die einzelnen Werkzeuge der Krisen-Kommunikation exemplarisch und praktisch umgesetzt. Dabei wurde immer auch die Perspektive der Notfallorganisation aus Sicht der Verantwortung der Geschäftsführung behandelt. Wesentlich waren dabei die Aspekte der Effizienz der Ablauforganisation, die Rechtskonformität (Compliance), die Umsetzung des Managementreviews, sowie die transparente und schnell verfügbare Dokumentation der Notfallorganisation.

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